Las entidades que componen el modelo de datos principal son:

• Sociedad o empresa: Permite la gestión de múltiples empresas dentro de una misma unidad organizativa. Esto permite el realizar agregaciones y consolidaciones de datos automáticas en línea
• Proyecto, delegación o área de negocio
• Sección o unidad de negocio

En el caso del módulo de contabilidad, las entidades principales del modelo de datos se complementan con la definición del plan contable, que se compone de:

• Cuenta contable
• Cuenta auxiliar. Dato auxiliar respecto a la cuenta contable.

Las entidades de que se compone el modelo de datos pueden ser compartidas por todas aquellas sociedades y ámbitos departamentales que compartan una misma base de datos. Asimismo, se extienden a través de unidades específicas de cada módulo, como es en este caso la contabilidad general, o como puede ser en otras áreas como: activos fijos o inversiones.

En la siguiente imagen se observa un informe que muestra la estructura completa en la que se basa el modelo de datos, ya que muestra el valor de los saldos contables a cada uno de los niveles de agregación que representa las entidades de: Sociedad, Proyecto, Sección, y Cuenta

Esta funcionalidad del sistema permite gestionar de forma adecuada y flexible estructuras organizativas complejas y disponer de un soporte a la evolución constante de la actividad de negocio y del entorno.

• Sector hotelero. Por ejemplo, en un entorno hotelero, cada empresa del grupo seria una empresa diferente en el sistema, cada hotel sería un proyecto o delegación y cada área de negocio (camas, restaurante, cafetería, etc.) constituiría una sección distinta.
  
  El plan contable puede compartirse entre todos los hoteles y áreas de negocio, permitiendo realizar análisis de explotación por cada hotel, por cada área de negocio o por combinaciones de cada área de negocio de cada hotel. La apertura de un nuevo hotel, simplemente significaría la creación de un nuevo proyecto y a partir de este momento todos los recursos del módulo de finanzas quedarían disponibles para ese nuevo hotel.



• Sector construcción e inmobiliario. Para una empresa constructora, en la que cada obra o UTE podría ser un proyecto distinto y cada línea de negocio una sección. La apertura de una nueva obra significaría simplemente la creación de un nuevo proyecto. Asimismo, el modelo de datos básico se complementa en el área de contabilidad general con la definición el plan contable, que puede ser compartido por todas las empresas y proyectos.



• Sector retail. Una empresa del ámbito de la distribución y el retail, en la que cada una de sus delegaciones o tiendas se representaría con un proyecto distinto y las diferentes líneas de producto por secciones. La ampliación de nuevas delegaciones o la creación de nuevas líneas de productos significaría simplemente la creación de nuevos proyectos y nuevas secciones respectivamente.

El sistema incluye opciones innovadoras de configuración a medida del usuario y funciones que lo hacen ser más flexible y fácil de utilizar.

• Claves flexibles de contabilidad a medida del usuario y a escala empresarial.
• Cuentas y datos a medida del usuario.
• Capacidad de diseñar la clave de cuenta contable tal como se desee.
• Capacidad de establecer un número ilimitado de niveles contables.
• Capacidad para definir un número ilimitado de diarios y mantenerlos indefinidamente.
• Manejo de los diarios contables de múltiples empresas, fábricas, almacenes o proyectos.
• Funciones multinacionales tales como entradas de registro de divisas, gestión de divisas y cambios, múltiples idiomas, etc.
• Conversiones de divisas en lote, actualización de cambios y contabilización automatizada de las diferencias de cambio.
• Facilidad de bloqueo y modificación automatizada de cuentas.
• Calendarios de apoyo.

Axional ERP CG implementa un sistema avanzado de configuración de flujos de trabajo que facilita la definición de relaciones, autorizaciones y dependencias entre documentos y personas.

• Reglas a medida del usuario que le proporcionan una gran flexibilidad para establecer controles.
• Aprobaciones de los registros gestionados a través de flujos de trabajo.
• Seguridad para proteger los datos de la Contabilidad General de accesos no autorizados.
• Capacidad para establecer restricciones a los accesos de los usuarios.

Axional ERP CG incluye herramientas y funcionalidades que permiten que las acciones y procesos del área contable sean más eficaces y eficientes.

• Entradas de movimientos online o en lotes; entrada de movimientos en periodos del pasado, presente y futuro.
• Edición flexible de los datos, tanto básica como extensa, con controles que le permiten determinar cómo y cuándo fueron creados, editados y notificados.
• Mantenimiento en tiempo real de la cartera de cuentas.
• Corrección online de errores.
• Renumeración de asientos cronológicamente.

Axional ERP CG proporciona a los usuarios herramientas de gran utilidad para la ayuda y mejora en los procesos y actividades diarias que necesitan de mucho tiempo, reduciendo considerablemente la posibilidad de error y aumentando la rapidez en la introducción de información.

• Plantillas de asientos.
• Realización asientos automáticos de conversión de deuda de largo plazo a corto plazo.
• Periodificaciones de gastos.
• Opciones flexibles y potentes para la localización de ingresos distribuidos.
• Consolidaciones automáticas y multi-nivel (múltiples entidades), para asegurar una adecuada eliminación de los balances internos.

La alta capacidad de análisis de información que suministra el entorno Axional ERP, posibilita realizar multiples análisis de situación, permitiendo obtener diarios, extractos, balances, etc.

• Amplia selección de modelos de informes y capacidades de búsqueda instantánea.
• Potentes capacidades de seguimiento de proyectos.

Axional ERP CG incluye un sofisticado sistema de auditoria de todas las acciones y procesos que se llevan a cabo en el área contable, lo que permite obtener la trazabilidad y seguimiento de cualquier evento que se haya producido.

• Análisis del flujo de liquidez.
• Mantenimiento de cuentas inactivas y restringidas
• Múltiples periodos y ejercicios de contabilidad.
• Transacciones reversibles.
• Informes de control generados por el sistema, seguimientos de auditorías y balance débito/crédito.
• Registro por usuario de la creación y modificación de asientos.
• Repasador de apuntes, marcando los apuntes ya cuadrados como auditados, permitiendo la restricción de modificación sobre los apuntes marcados.

El incremento de productividad de los usuarios se produce cuando el sistema de información se adapta a sus necesidades, ofreciéndoles herramientas ágiles y rápidas para la obtención de información para la toma de decisiones.

• Búsquedas en las bases de datos (Drill up, down and across).
• Búsquedas detalladas, jerarquizadas, precisadas, desplazadas y por resúmenes.

El formato de cuenta contable es de libre definición por parte del usuario, quien puede optar por definir un formato de cuenta de un único tramo, o subdividirlo en dos o más subtramos separados por puntos. Para ello, el sistema permite trabajar con cuenta contable de hasta 14 dígitos

Registro y control de documentos en diversas monedas con control de cambios y gestión de las diferencias de cambio producidas.

• Soporte de múltiples ejercicios con periodos definibles y gestión automática de los procesos de apertura, regularización y cierre.
• Cierre de periodos contables, restricción de acceso o modificación por fechas, y restricciones de acceso solo para usuarios autorizados.
• Cierre temporal, que permite simular los procesos de cierre, generando el asiento de apertura y manteniéndolo actualizado de forma automática con las modificaciones en la contabilidad del ejercicio cerrado temporalmente.
• Proceso de cierre de ejercicio que genera automáticamente el asiento de cierre del ejercicio indicado y el asiento de apertura del ejercicio siguiente.

Capacidad de repartir los saldos contables de determinadas cuentas, asignándolos a otras cuentas o dimensiones contables según criterios de reparto definidos por el usuario en base a porcentajes o ponderados en función de los saldos contables de agrupaciones de cuentas.

Permite la periodificación de las provisiones a cuentas de gastos, para ello generará tantos asientos contables como número de periodificaciones se hayan solicitado

Control de la deuda a largo plazo y contabilización automática según su situación.

La capacidad de agrupación de las cuentas en agrupaciones distintas a las predeterminadas por su código, permite configurar mecanismos de análisis con criterios independientes del plan contable.

El uso de planes contables auxiliares permite la generación de informes en otros planes distintos al plan contable utilizado por la empresa, por ejemplo, para reportar a una empresa matriz extranjera o para unificar planes contables de distintos grupos empresariales.

Cualquier operación realizada sobre los datos contables puede ser anulada devolviendo a la contabilidad a su estado anterior sin perdida de información.

Se dispone de dos libros de entrada de información independientes para poder verificar los datos introducidos antes de ser incorporados a la contabilidad.

Los números de introducción son la base para la identificación de los registros contables. El enlace con sistemas de archivo y los identificadores permiten relacionar los documentos con sus registros informáticos.

Capacidad de generación de apuntes contables a partir de plantillas que recogen toda la definición de un asiento contable, mediante la utilización de fórmulas, operadores y expresiones, que permiten la introducción rápida, eficaz y controlada de información contable, con opción a generar de forma simultánea imputación a la contabilidad de costes.