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Combinando sofisticación y una sencilla funcionalidad, Axional ERP simplifica
todo el proceso de cobros ayudándole a gestionar su liquidez así como a reducir su
débito, acortando los tiempos de aprobación y mejorando sus relaciones con
los clientes.
Axional ERP CO aplica su potente lógica para agilizar todos los detalles de las
cuentas a cobrar. Su lógica es totalmente funcional reduciendo considerablemente el
tiempo y esfuerzo necesarios para satisfacer las necesidades del departamento de cobros.
Gracias a que los módulos Axional ERP están totalmente integrados, puede confiar en una
información de cartera de cobros exacta, ya que la información fluye a través de la empresa
para ser compartida y utilizada cuándo y dónde sea necesaria.
La única manera de alcanzar un rendimiento total sobre los cobros es obtener una visión
general sin olvidar la importancia de los detalles. Axional ERP simplifica esta capacidad
crítica. Permite analizar la historia de un cliente, proporcionar un adecuado y detallado
seguimiento de cuales fueron los pasos en cada cobro de una factura, controlando las
renegociaciones de deuda, impagados y otras incidencias producidas en el proceso de cobro y
determinar las previsiones de los futuros requisitos de liquidez según los cobros previstos
en un periodo de tiempo dado.
Este módulo también agiliza muchas funciones que de otra manera ralentizarían
todo el proceso. Proporciona informes exactos y actualizados incluyendo Firma
Electrónica y capacidades de autorización, aprobaciones a clientes, certificaciones
y capacidades de control de contratos. De este modo podrá mantener la eficiencia y
la productividad al tiempo que asegura el máximo control.
Proporciona procesos integrados que ayudan a las empresas a mejorar su
flujo de liquidez, gestionar sus cobros y evaluar riesgos de crédito tanto de forma
general, como específica para cada cliente en particular.
| El modelo de datos |  |
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La estructura en que se basa la identificación del origen de las transacciones que dan lugar
a los movimientos de cartera de cobros, permite convertir estos datos básicos en el instrumento
necesario para el análisis de la información económica de la empresa.
Esta estructura se fundamenta en disponer de una serie de entidades o unidades de análisis
compartidas por todos los registros de la contabilidad, cada una de las cuales se asocia a
un nivel de análisis diferente en función de las necesidades de la empresa. Esto permite
realizar agregaciones y consolidaciones de datos automáticas en línea.
| | | Entidades del modelo de datos |
Las entidades que componen el modelo de datos principal son:
- Sociedad o empresa: Permite la gestión de múltiples empresas dentro de una misma unidad
organizativa
- Proyecto, delegación o área de negocio
- Sección o unidad de negocio
Específica para el área de cartera de cobros se define la siguiente entidad:
- Tercero: Consiste en la entidad deudora de nuestra empresa
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| Características básicas | |
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Axional ERP CO se ajusta a la estructura de su compañía permitiéndole definir las
corporaciones o entidades empresariales con características específicas y únicas.
Incluye opciones innovadoras a medida del usuario y funciones que la hacen ser más
flexible y fácil de utilizar.
Axional ERP CO proporciona un completo juego de herramientas online flexibles y fáciles
de utilizar para crédito, liquidez y gestión de los clientes.
Como características básicas de este módulo se pueden señalar:
- Capacidades robustas para proteger la exactitud de los datos.
- Gestión general de la generación y mantenimiento de las cuentas a cobrar con procesos
de cobro que se integran con otros módulos del sistema.
- Integración automática con contabilidad general.
- Parámetros de aplicaciones de liquidez a medida del usuario para generar transacciones
de cobros, minimizar la introducción de datos y simplificar los procesos de aplicación.
- Acceso a cuentas por nombre o número del cliente, número de factura o cuenta nacional.
- Capacidades flexibles de mantenimiento de cuentas.
Otras características importantes que incluye el módulo serían:
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El sistema incluye el soporte autmatizado de los procesos de cobro de clientes,
lo que permite que su gestión pueda adecuarse y adaptarse según las circunstancias.
- Definir organizaciones o grupos de clientes que se corresponden con entidades básicas
empresariales y permiten a Axional ERP CO ajustar características únicas de su estructura
organizacional, y analizar la deuda en cada una de las jerarquías.
- Capacidad para ajustar prácticas empresariales únicas entre grupos de cuentas de clientes.
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Las acciones que se pueden llevar a cabo en un proceso de cobro pueden ser múltiples
y diversas, en función de la situación en la que se encuentren los compromisos,
disponiendo de gran capacidad para la gestión de los mismos.
- Capacidad para definir las operaciones de cobros de manera versátil.
- Gestión de los cobros según vencimientos.
- Capacidad de disponer de un número ilimitado de periodos de cobro para cada cliente.
- Cobros parciales.
- Automatización de los cobros por ingresos al contado.
- Gestión automatizada de diferencias de cambio y de gastos asociados al cobro.
- Historial de la actividad de cobros en línea.
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Múltiples funcionalidades y casuísticas para realizar un seguimiento del riesgo de
la cartera viva de los clientes, con posibilidad de crear y clasificar la deuda en
función del grado de exigibilidad, atendiendo al estado y plazo de vencimiento en que
se encuentre cada documento.
- Gestión de riesgo
- Búsquedas de crédito y capacidades de revisión.
- Gestión de Impagados y Morosos
- Regeneración del riesgo
- Herramientas para aglutinar información actual y relevante sobre sus clientes de forma
que se evalúe el riesgo de crédito, monitorizar hábitos de pago de nuestros clientes y
descubrir cuentas problemáticas.
- Línea de crédito automatizada y capacidades de recaudación.
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Las posibilidades de adecuar el sistema a las diferentes condiciones de cobro que
utilizan los clientes, son muy amplias, con opción a establecer a cada cliente la
suya habitual, permitiendo particularizar y ajustar en función de las necesidades
en cada caso.
- Mantenimiento de distintos medios de cobro: recibo domiciliado, cheque, pagaré, confirming-factoring
- Mantenimiento de distintas condiciones de cobro por cliente: Días de cobro prefijados,
Número de plazos y fechas de vencimiento por factura, Períodos vacacionales del cliente, etc.
- Cobros en divisas y tratamiento automatizado de diferencias de cambio.
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El sistema dispone de gran capacidad para cubrir todos los aspectos y modalidades de
gestión, para adaptarse a las necesidades reales que se producen en el día a día.
- Confección de remesas de efectos: Descuento bancario, Cobro bancario, etc.
- Gestión masiva de efectos.
- Creación automática de una línea de auditoria de los compromisos de cartera de cobros.
- Reversibilidad de cobros.
- Gestión de reclasificaciones y renegociaciones de deuda.
- Gestión de perceptores: Factoring, Cobro centralizado de clientes, etc.
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Todas las acciones y gestiones de la cartera de cobros en las que ya intervenga una
entidad financiera, será comunicada de forma automática al módulo de tesorería, para
de esta forma, el responsable del departamento esté informado en todo momento de lo
que ocurre.
Todas las acciones y gestiones de la cartera de cobros ordenadas a entidades
financieras, serán comunicadas de forma automática al módulo de tesorería, para
que los responsables del departamento dispongan de una información de calidad
actualizada en tiempo real.
- Integración con tesorería
- Generación de previsiones de cobro a Tesorería
- Gestión integrada de remesas de efectos domiciliados y envío al banco de remesas al cobro.
- Gestión integrada de remesas de cheques y envío al banco de remesas de cheques
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| Características avanzadas | |
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A continuación se describen algunas de las funciones más destacadas.
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Dispone de completa información para una rápida definición de
cada cliente para aquellos que necesiten un cobro inmediato. El sistema permite
registrar un número ilimitado de contactos, direcciones, cuentas bancarias y alias
(para facilitar su búsqueda). Además, las estadísticas sobre cobros en un determinado
periodo de tiempo son utilizadas para controlar los cobros y acceder a la información
de cada cliente.
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| | | Integración con compras y ventas |
La generación de las cuentas a cobrar puede obtenerse desde los procesos de cobro que
inician otros módulos del sistema como ventas, los cuales están integrados en línea mediante de
opciones de workflow que se adaptan a las necesidades de la empresa, gracias a su configuración
flexible.
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| | | Circuitos y workflow configurables |
Todos los estados por los que puede pasar un documento de cobro, el circuito o workflow,
las autorizaciones necesarias y los asientos contables generados son totalmente configurables
por el usuario.
Esta avanzada característica permite que el sistema de cuentas a cobrar sea fácilmente
adaptable a cualquier requerimiento de su compañía, y permitiendo la modificación en
caliente de los mecanismos y circuitos para cada medio de cobro.
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Agenda para la gestión y el seguimiento activo de los cobros, con emisión automatizada de
documentos de notificación de cobro donde se identifican las facturas a abonar. Incluye
la definición de relaciones entre gestores de cartera de cobros y clientes, clasificación
de gestiones realizadas, así como de eventuales conflictos.
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Axional ERP CO dispone de un soporte automatizado para los procesos de cobro de clientes,
que permite su gestión de manera individualizada o compartida entre varios cobros, según
las circunstancias. En ambos casos, el usuario puede informar la cuenta financiera a
través de la cual se realiza el cobro, la fecha y referencia bancaria, así como el importe
de los gastos devengados por comisiones bancarias. El sistema considera todos estos datos
de cara a la contabilización de los cobros, lo cual simplifica la introducción de datos.
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Los administradores pueden compensar compromisos de cobro de cargo y abono entre si.
Esta funcionalidad no solamente permite unificar documentos sino seleccionar un
conjunto de documentos de cobro y generar un lote de documentos destino.
De esta forma podríamos seleccionar 3 documentos a cobrar de un cliente y acceder a
y fusionarlos en 2 documentos: el primero un pagaré por el 80% del total y el segundo,
una transferencia por el resto.
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Las fases y circuitos que un documento puede seguir dentro de una organización están
intrínsecamente ligados a las reglas de negocio y gestión que se hayan establecido
dentro de la misma. En este sentido, Axional ERP CO contempla la gestión del riesgo
en todos los procesos de cobro, ofreciendo al usuario la posibilidad de configurar
las modalidades de cobro susceptibles de notificar riesgo.
Informes de riesgo
- Posición de riesgo por bancos
- Posición de riesgo por clientes
- Riesgos de exportación, incluyendo informes de cartera en moneda extranjera
- Reparto o estructura del riesgo
- Reparto o estructura del riesgo
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Axional ERP CO dispone de un proceso simplificado para la gestión y el control de los
anticipos, por el cual no es precisa la generación de apuntes contables a las cuentas
específicas de anticipos.
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Al aplicar la liquidez, las deducciones al cliente pueden registrarse por cantidad,
razón, y débito del cliente o número del documento del informe de crédito.
Además se pueden realizar consultas online sobre las deducciones por número de
deducción del cliente.
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| | | Condiciones comerciales por cumplimiento de condiciones |
Permite generar una tarífa de recargos o bonificaciones que depende del grado
de cumplimiento del cliente con respecto a la fecha de vencimiento de la deuda.
De esta forma, el sistema es capaz de aplicar descuentos o cargos automáticos
si las fechas en que se produce el cobro del documento se ajustan o no a las fechas
pactadas.
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| | | Contabilización y enlace automático con contabilidad general |
Axional ERP CO realiza validaciones online de los números de cuentas de
contabilidad general comparadas con las cuentas de cuentas a pagar para
asegurar que la contabilización se ha registrado de forma exacta. El sistema
proporciona informes con listas de todas las entradas en el Diario de contabilidad.
Axional ERP CO proporciona una completa gestión del crédito y débito para su
organización. Con Axional ERP CO puede gestionar de manera efectiva su
flujo de liquidez y maximizar su control para reducir las cuentas conflictivas
así como producir actualizaciones de facturas y extractos. Además incluye
plantillas de facturas y extractos que pueden adaptarse a sus necesidades para
ayudarle a generar dichos documentos más rápida y fácilmente.
Axional ERP CO proporciona la potencia y flexibilidad necesarias para manejar
incluso las situaciones de aplicación de liquidez más complejas, como por ejemplo
en el caso de la gestión de cobros en divisas, gracias al tratamiento automatizado
de diferencias de cambio.
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| | | Integración con Tesorería |
La integración con tesorería se gestiona de forma totalmente automatizada, permitiendo
la generación de previsiones de flujos de tesorería a partir de los documentos de cobro
pendientes.
La evolución de la situación de los documentos de cobro actualiza de forma automática
los movimientos de tesorería, recalculando las fechas del movimiento, el cálculo de la
fecha de valor, el grado de certeza del movimiento de tesorería y calculando las condiciones
y flujos bancarios como intereses, comisiones u otros gastos; todo ello de forma automática
y sin intervención del tesorero.
De este modo, se consigue una de las expectativas de un ERP: entrada única del dato, ya
que la gestión de la cartera de cobros actualiza de forma automática la previsión de
tesorería.
Del mismo modo, al conciliar el movimiento de tesorería, este puede notificar a los
documentos de cobro asociados y cambiarlos de estado para identificar que el cobro
a sido certificado por el banco y el ingreso se ha hecho efectivo.
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| | | Comunicaciones electrónicas: normas AEB 32, 58 y 19 |
Axional ERP CO permite generar los documentos en soporte magnético para la transmisión y
comunicación de órdenes de cobro mediante adeudos por domiciliación, remesas, y créditos.
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| | | Emisión de notificaciones escritas |
Axional ERP CO dispone de un formato de emisión de documentos escritos diseñado para la
notificación de aviso y orden de cobro de relaciones de documentos a cobrar.
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| Informes y análisis de información | |
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La alta capacidad de análisis de información que suministra el entorno Axional ERP,
permite realizar múltiples análisis de la situación de la deuda, permitiendo obtener
posiciones de la deuda, cash flows, análisis por volumen o por fechas, análisis de riesgo,
etc.
Entre la información más relevante que ofrece este módulo destaca:
- Plazo Medio de Cobro
- Deuda vencida y viva
- Deuda circulante
- Informes de vencimiento
- Análisis de plazos medios de cobro
- Saldo de posición en cartera previsto
- Fondo de maniobra
- Completas estadísticas históricas de cobros.
- Generación de cartas a bancos para órdenes de transferencia.
- Generación de cartas a clientes de aviso de cobro o de incidencia.
- Soportes magnéticos: normas AEB 32, 58 y 19
Capacidad de obtener informes de comprobación en base a la estructura del modelo de datos,
lo cual permite obtener informes y llevar a cabo consultas complejas considerando las entidades
que intervienen en los movimientos de impuestos.
Esta funcionalidad intrínseca de la definición del modelo de datos, se completa con
la posibilidad de traspasar el resultado de un informe a una tabla dinámica de forma directa
y automática.
La capacidad de profundización y la búsqueda automática de información relacionada,
convierten los informes del área de impuestos en un instrumento de generación de información
actualizada y de fácil consulta por parte del usuario.
| Cuadro de mando | |
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Los cuadros de mando en tiempo real le ofrecen un sistema de análisis inteligente del negocio
de su compañía. Pueden parametrizarse para cada usuario y ofrecen visiones
instantaneas de los indicadores análiticos de su empresa (key performance indicator), como por
ejemplo la evolución de saldos morosos, clientes con riesgos más elevados, plazos medios de cobro, etc.
Gracias a los cuadros de mando integrados en el ERP no necesita perder tiempo buscando la información relevante
ya que ésta se le ofrece de forma interactiva, permitiendo invertir su tiempo en analizar la información y
en tomar decisiones en lugar de perderlo buscando la información necesaria para ello. Como consecuencia,
cada usuario podrá acelerar y mejorar sus decisiones empresariales.
Esta característica le permite analizar la información agregada de todos los departamentos e
interpretar la información que es más relevante para cada usuario. Para ello cada usuario del sistema
puede configurar la visualización de los indicadores de negocio relevantes para su trabajo. Se pueden
elegir cualquier tipo de información disponible en el ERP. Esta información puede
compararse entre diferentes periodos y obtener los resultados mediante los diferentes modelos gráficos disponibles.
El cuadro de mando puede tambien integrar y gestionar su agenda, mostrando las citas previstas y gestionando
las tareas pendientes de realizar. Por ejemplo, los usuarios pueden definir tareas o recordatorios para analizar
el estado de una cuenta o contactar con un cliente.
Todos los "portlets" disponibles para el usuario pueden ser parametrizados, permitiendo ocultarlos, filtrar la
información visualizada, cambiar el tipo de gráfico a mostrar, etc.
| Beneficios destacados | |
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La capacidad de adaptación y el grado de flexibilidad que caracteriza al sistema
redunda en una serie de ventajas y beneficios como los que se mencionan:
- Reducción las ventas impagadas.
- Máximo control de la gestión de liquidez.
- Gestión efectiva del flujo de liquidez.
- Reducción del tiempo y de los errores relacionados con la introducción y el mantenimiento de datos.
- Aumento de la productividad del personal.
- Mantenimiento de la integridad de los datos.
- Balance entre los costes efectivos y los procesos de automatización y control sobre
las actividades diarias de cobro.
De la misma manera cabría destacar una serie de aspectos muy importantes:
- Información actualizada y exacta.
- Gestión completa de la información de las cuentas de cobro de su organización.
- Informes de notificaciones de liquidez, previsiones, históricos de clientes y más.
- Procesamiento flexible de los cobros.
- Plantillas ajustables para una rápida creación de facturas.
- Control total del procesamiento.
- Procesamiento de las facturas en tiempo real o diferido.
- Informes completos y evolución flexible para una gestión efectiva de la liquidez.
- Soporte internacional completo.
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Axional ERP
Contabilidad General
