Las entidades que componen el modelo de datos principal son:

• Sociedad o empresa: Permite la gestión de múltiples empresas dentro de una misma unidad organizativa
• Proyecto, delegación o área de negocio
• Sección o unidad de negocio

Específica para el área de impuestos se define la siguiente entidad:

• Tercero: Consiste en una entidad deudora de nuestra empresa

El sistema incluye opciones innovadoras a medida del usuario y funciones que la hacen ser más flexible y fácil de utilizar.

• Introducción simplificada de procedimientos de contabilidad.
• Capacidades de seguridad y control que protegen sus datos al limitar el acceso según sus instrucciones.
• Control de la introducción de facturas.
• Métodos de introducción de datos descendentes y gran volumen, para modo único o en lote.

Abarca la definición completa de los terceros que mantienen con la empresa una relación de proveedor o acreedor, lo cual permite gestionar y almacenar información relacionada con cada uno de sus proveedores.

• Alta, modificación de datos y bloqueo de los proveedores.
• Acceso rápido y fácil a los datos del proveedor.
• Estructura jerárquica de proveedores.
• Archivos separados de información sobre proveedores.

Todas las acciones y procesos que se lleven a cabo y gestionen a través de Axional ERP PA corresponden a un circuito de workflow de documentos que configuran el flujo económico de cada operación.

• El proceso de flujo de liquidez puede ser adaptado a las operaciones de su compañía.
• Mantenimiento de tipología de cuentas ( facturas, pagos, etc. ).
• Tres criterios diferentes: órdenes de compra y facturas; órdenes de compra, recibos y facturas; órdenes de compra, recibos, facturas y documentos de inspección.
• Calendario de pagos que permite simplificar aquellos pagos repetitivos y gestionar el flujo de liquidez.

Las acciones que se pueden llevar a cabo en un proceso de pago pueden ser múltiples y diversas, en función de la situación en la que se encuentren los compromisos, disponiendo de gran capacidad para la gestión de los mismos.

• Procesamiento flexible de los pagos.
• Generación automática y manual de pagos, como por ejemplo pagos directos a partir de facturas al contado o recibos.
• Generación de previsiones de pago
• Permitir distintas formas de pago: Cheque, efecto, pagaré, recibo, transferencia, etc.
• Pago en divisas y control automático de las diferencias de cambio.
• Opciones flexibles para pagar a través de cheques, entidades bancarias o servicios electrónicos.
• Control y monitorización efectivos de los gastos.
• Confirming y Factoring.

Dispone de completa información para una rápida definición de cada proveedor para aquellos que necesiten un pago inmediato. El sistema captura un número ilimitado de contactos, direcciones, cuentas bancarias y alias (para facilitar su búsqueda). Además, las estadísticas sobre pagos en un determinado periodo de tiempo son utilizadas para controlar los pagos y acceder a la información de cada proveedor.

La generación de las cuentas a pagar puede obtenerse desde los procesos de pago que inician otros módulos del sistema como compras, los cuales están integrados en línea mediante de opciones de workflow adaptables a las necesidades de la empresa, gracias a su configuración flexible.

Axional ERP PA permite establecer procesos de pago a proveedores (incluyendo anticipos) y liquidar facturas. Estos pagos están sujetos al propio progreso de pago y a las limitaciones de porcentajes de liquidación definidas por la orden de compra. Las consultas en las transacciones muestran la cantidad de una línea de orden de compra que ha sido pagada progresivamente y la cantidad del pago progresivo que ha sido liquidada.

Axional ERP PA permite seleccionar facturas para pagos basándose en los descuentos de las facturas o en los plazos tanto para una organización como para una cuenta bancaria, proveedor o para todas las facturas del sistema. Determinadas facturas pueden mantenerse para ser abonadas añadiendo nuevas facturas, eliminando otras, especificando pagos parciales o mostrando las facturas seleccionadas online.

Permite unificar o fraccionar diferentes documentos tanto de facturas como de abonos en otros documentos para proceder a su pago.

Esta funcionalidad no solamente permite unificar documentos sino seleccionar un conjunto de documentos de pago y generar un lote de documentos destino. De esta forma podríamos coger 3 documentos a pagar a un proveedor del tipo "letra aceptada" y fusionarlos en 2 documentos: el primero un pagaré por el 80% del total y un segundo del tipo transferencia por el resto.

Todos los estados por los que puede pasar un documento de pago, el circuito o workflow, las autorizaciones necesarias y los asientos contables generados son totalmente configurables por el usuario.

Esta avanzada característica permite que el sistema de cuentas a pagar sea fácilmente adaptable a cualquier requerimiento de su compañía, y facilita la modificación en caliente de los mecanismos y circuitos para cada medio de pago.

Con Axional ERP PA los proveedores pueden ser pagados haciendo que el sistema genere cheques, registrando cheques manuales, generando un archivo para transferencia electrónica de fondos, o creando un archivo para intercambio electrónico de datos (EDI/XML). El sistema proporciona una transacción online para definir el formato de sus cheques. Además, los cheques pueden ser re-impresos, re-numerados o actualizados para reconciliar los datos procedentes del banco.

Axional ERP PA realiza validaciones en línea de los números de cuenta del Plan general comparados con las cuentas definidas para asegurar que los gastos están registrados de forma exacta. El sistema proporciona informes con listas de todas las entradas del Libro General. El archivo de registro tiene el formato esperado por el programa de notificación de contabilidad general que puede ser resumido por número de cuenta del Mayor.

Axional ERP PA permite generar facturas ajustadas desde órdenes de pago incluso si los artículos aún no se han recibido o inspeccionado. La factura permanece en la base de datos en estado especial que las identifica hasta que el criterio de ajuste no haya sido satisfecho. Esta capacidad es de gran valor a las compañías que procesan habitualmente la factura antes de que la mercancía haya llegado y haya sido revisada

La integración con tesorería se gestiona de forma totalmente automatizada, permitiendo la generación de previsiones de flujos de tesorería a partir de los documentos de pago pendientes.

La evolución de la situación de los documentos de pago actualiza de forma automática los movimientos de tesorería, recalculando las fechas del movimiento, el cálculo de la fecha de valor, el grado de certeza del movimiento de tesorería y calculando las condiciones y flujos bancarios como intereses, comisiones u otros gastos; todo ello de forma automática y sin intervención del tesorero.

De este modo, se consigue una de las expectativas de un ERP: entrada única del dato, ya que la gestión de la cartera de pagos actualiza de forma automática la previsión de tesorería.

Del mismo modo, al conciliar el movimiento de tesorería, este puede notificar a los documentos de pago asociados y cambiarlos de estado para identificar que el pago a sido certificado por el banco y el cargo se ha hecho efectivo.

Axional ERP PA permite generar los documentos en soporte magnético para la transmisión y comunicación de órdenes de pago mediante adeudos por domiciliación, remesas, y créditos.

Axional ERP PA dispone de un formato de emisión de documentos escritos diseñado para la notificación de aviso y orden de pago de relaciones de documentos a pagar.