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El mundo actual de la empresa presenta una clara orientación hacia la planificación y el control de los
recursos asignados a las actividades de negocio. En este sentido, el análisis presupuestario
puede abarcar desde el seguimiento de la evolución global de una unidad de negocio, hasta la supervisión y
evaluación cuantitativa de proyectos relacionados con el lanzamiento de una nueva línea de producto o
la implantación de un nuevo proceso de negocio. Asimismo, también es posible analizar el saldo de ingresos
y gastos a niveles inferiores de detalle, correspondientes a determinadas cuentas contables.
Axional ERP PR está configurado en concordancia con la necesidad financiera que parte del objetivo de realizar
el seguimiento de un saldo contable que represente una entidad susceptible de ser estudiada para su análisis.
Para ello, facilita la posibilidad de alinear la estrategia de negocio con el desarrollo continuo de la actividad
de las áreas o proyectos supervisados por sus responsables o por controllers, desarrollando
adecuados presupuestos de manera eficiente.
| El modelo de datos |  |
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La estructura en que se basa la identificación del origen de las transacciones que dan lugar
a los movimientos contables, permite convertir estos datos básicos en el instrumento
necesario para el análisis de la información económica de la empresa.
Esta estructura se fundamenta en disponer de una serie de entidades o unidades de análisis
compartidas por todos los registros de la contabilidad, cada una de las cuales se asocia a
un nivel de análisis diferente en función de las necesidades de la empresa.
| | | Entidades del modelo de datos |
Las entidades que componen el modelo de datos principal son:
- Sociedad o empresa: Permite la gestión de múltiples empresas dentro de una misma unidad organizativa.
Esto permite el realizar agregaciones y consolidaciones de datos automáticas en línea
- Proyecto, delegación o área de negocio
- Sección o unidad de negocio
En el caso del módulo de contabilidad presupuestaria, las entidades principales del modelo de datos se
complementan con:
- Cuenta contable
- Centro de coste
- Cuenta de explotación
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| Características básicas | |
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Las características que definen el módulo de presupuestos incluyen:
- Automatización de las tareas que acumulan datos y consolidan y distribuyen la información.
- Objetivos presupuestarios a escala general que garantizan la consistencia en los presupuestos de su empresa.
- Tantas versiones del presupuesto como necesite, por ejemplo previsiones, objetivos y presupuestos previos o finales.
- Capacidad para presupuestar saldos, establecer objetivos presupuestarios, aumentar o disminuir saldos existentes en
base a porcentajes fijos o crear estimaciones.
- Capacidad de definir movimientos presupuestarios a nivel de contabilidad general (cuenta contable) y contabilidad de
costes (centro y cuenta de explotación).
- Definir y gestionar la distribución de datos presupuestarios con criterios preprogramados o específicos.
- Monitorización del estado del presupuesto individual de un usuario y capacidad de bloqueo con el objetivo de prevenir
que usuarios no autorizados importen y exporten datos presupuestarios.
- Capacidad para extraer datos de presupuestos o saldos y para localizar uno o más periodos de tiempo en un único proceso
o utilizar varios métodos de localización.
- Informes de seguimiento de auditorías para presentar saldos en el sistema antes y después de realizarse las actividades
de mantenimiento presupuestario.
| Características avanzadas | |
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Las soluciones a los mayores problemas de gestión de sus presupuestos se obtienen
mediante un potente entorno que soporte funciones avanzadas para facilitar y
automatizar los procesos presupuestarios.
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Algunas compañías necesitan que los presupuestos de ciertas cuentas varíen automáticamente en función de la evolución
de otras cuentas. Por ejemplo, el presupuesto de gastos de representación podría variar en base a determinado porcentaje
del volumen de ventas reales de la empresa.
En este sentido, Una característica que potencia el módulo de presupuestos es su capacidad para programar
lo que denominamos presupuestos flexibles, para lo cual existe la posibilidad de asignar una partida presupuestaria, no a una cantidad fija, sino a
un determinado porcentaje dinámico. Este porcentaje puede estar definido sobre el presupuesto estipulado
para una determinada cuenta contable, o sobre el saldo de la misma cuenta. Este hecho permite la variación de los saldos presupuestarios
adaptándolos a la actividad real de la empresa del mismo período, en la cual están basados.
El presupuesto flexible se genera sobre cada uno de los periodos contables y tiene capacidad de
regeneración; es decir, una vez generado un presupuesto flexible sobre un periodo,
puede volverse a lanzar este proceso sobre el mismo periodo, actualizando el presupuesto
existente con la nueva información.
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| | | Copia y agrupación de presupuestos |
Axional ERP PR es plenamente flexible de cara a realizar, por un lado copias, y por otro agrupaciones, de presupuestos
previamente existentes. Permite realizar copias y agrupaciones de presupuestos de costes teniendo en cuenta la totalidad
de las entidades del modelo de datos que se abarca en el módulo de contabilidad presupuestaria, para incidir en la selección
de los presupuestos origen o de referencia.
La misma consideración se puede realizar a nivel de la generación de los presupuestos de destino, en cuya generación también
intervienen la totalidad de las entidades del modelo de datos, tanto en la copia como en la agrupación
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| | | Generación de presupuestos a partir de saldos y variación porcentual de presupuestos |
Axional ERP PR permite la generación automática de presupuestos de costes a partir de los saldos de costes reales,
teniendo en cuenta los valores informados de las entidades del modelo de datos de presupuestos para intervenir en
la selección de los saldos de origen.
Axional ERP PR permite el incremento o disminución porcentual a nivel de ejercicio o período de un presupuesto. Asimismo,
permite que la variación porcentual se realice exclusivamente para los movimientos presupuestarios que cumplan con
el criterio de selección informado, basado en las entidades del modelo de datos.
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| Informes | |
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Axional ERPPR dispone de informes de contabilidad presupuestaria agrupados a nivel de saldos y cuentas:
- Saldos
- Saldos de Centros de coste y cuentas de explotación
- Saldos de Cuentas contables
- Balances
- Costes
- Balances por Centros de coste, Centros y Cuentas contables, Centros y Cuentas de explotación.
- Previsión anual.
- Acumulados.
- Contabilidad general
- Balances por Proyectos, Secciones, Proyectos y Secciones.
- Previsión anual.
- Acumulados.
Los informes de acumulados, son especialmente interesantes, ya que son los que permiten obtner el importe de la
desviación absoluta existente entre el saldo real y el previsto, así como el porcentaje que representa la desviación
sobre el saldo presupuestado.
Capacidad de obtener informes de comprobación en base a la estructura del modelo de datos,
lo cual permite obtener informes y llevar a cabo consultas complejas considerando las entidades
que intervienen en los movimientos de impuestos.
Esta funcionalidad intrínseca de la definición del modelo de datos, se completa con
la posibilidad de traspasar el resultado de un informe a una tabla dinámica de forma directa
y automática.
| Beneficios destacados | |
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Axional ERP PR proporciona a su empresa sólidas funcionalidades que le permiten obtener
una serie de beneficios que pueden resumirse en:
- Permite identificar y analizar la evolución de las diferentes asignaciones presupuestarias,
ofreciendo la capacidad para reflejar el impacto de los cambios en el proceder
del negocio
- Facilita componer y analizar saldos y balances contables por centro de coste, alineando los objetivos
presupuestarios con los objetivos de seguimiento y control
- Soporta el diseño de presupuestos adaptados al diseño de procesos de negocio interdepartamentales,
en base a relaciones de intercambio internas y externas diseñadas para modelizar estrategias de
negocio
- Canaliza el control de la actividad de las diferentes unidades de negocio por parte de los
responsables encargados de realizar un seguimiento más detallado de las mismas
- Desarrolla la actualización continua del presupuesto mediante partidas de orden variable
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