La tecnología web de todos los productos Axional ERP soporta su programa para conseguir una comunicación efectiva sin mediación de papeles. Electronic Order Processing le permite recibir pedidos de venta y generar reconocimiento de dichos pedidos, facturas u órdenes de compra a través de EDI.

Reduzca sus costes administrativos relacionados a la compra de mercancías y servicios agilizando y automatizando aquellos procesos costosos y largos tales como pedidos generales, peticiones de precios y resolución de excepciones de ajustes a facturas. Axional ERP SRM le ayuda a:

• Automatizar procesos para liberar a su departamento de compras de tareas rutinarias tales como pedidos aprobados y colocación repetitiva.
• Mejorar los servicios en su organización facilitando a los peticionarios el poder realizar sus pedidos directamente desde proveedores aprobados con acuerdos ya establecidos de precios.
• Gestionar estratégicamente a sus proveedores utilizando informes y herramientas de análisis para ayudarle a identificar a aquellos que le ofrecen el mejor valor y confianza.

Axional ERP SRM incluye actividades que permiten manejar los procesos de gestión de suministros y compras. Además de incorporar funciones únicas, todas estas actividades ofrecen:

• Flujos de trabajo configurables para agilizar los procesos empresariales.
• Una interfase web familiar con barras de herramientas y ayuda online.
• Procedimientos empresariales para reducir los requisitos en la introducción de datos y promover un mejor control contable.
• Capacidades de gestión multinacional y multidivisa para realizar operaciones globales.

Las órdenes de compra acumuladas e impresas proporcionan un calendario de los envíos de los proveedores mostrando cantidades y fechas actuales, vencidas, planeadas y futuras. La notificación comunica requisitos en base a tres plazos. A corto plazo (cinco semanas) proporciona cantidades y fechas en firme, a medio plazo brinda cantidades estimadas por semanas o meses y a largo plazo proporciona información sobre futuros requisitos

Axional ERP SRM soporta uno o varios niveles de autorización para solicitudes u órdenes de compra. La autoridad para aprobar es única para cada usuario identificado y puede establecerse para límites específicos de valor monetario. Las solicitudes y órdenes de compra que precisan aprobación son enviadas automáticamente al responsable apropiado para su aprobación online.

Axional ERP SRM permite realizar el seguimiento de los recibos e inspeccionar varios pagos para cada línea de producto de una orden de compra. Se pueden definir múltiples localizaciones de recepción que pueden asociarse a una determinada línea de producto. La información sobre el estado de la recepción, incluyendo su localización, puede definirse online con el modelo dock-to-stock. El sistema soporta las recepciones que requieren varios pasos, las inspecciones y el procesamiento de stocks además de aquellos procesos de un sólo paso.

Axional ERP SRM le permite asociar varios contratos, cuentas, proyectos y localizaciones de recepción con una única solicitud u orden de compra de una línea de productos. Puede establecer un presupuesto para contratos específicos, cuentas, proyectos o estaciones de recepción para controlar mejor sus compras. Asignando números de cuenta para adquirir cantidades de líneas de productos puede calcular con más exactitud el coste de los materiales de producción versus su uso fuera de producción.

Cuando el material es devuelto al proveedor o desechado, Axional ERP SRM lo notifica a un usuario designado a través de un mensaje de correo electrónico.

Axional ERP SRM permite informar nombre, contactos, direcciones múltiples, términos de la compra, e identificación de los artículos que suministra cada proveedor, así como datos de su rendimiento y calidad. La capacidad de proveedor único le permite clasificar a sus proveedores con múltiples criterios para ayudarle en sus informes. Pueden registrarse los distintos artículos que suministra cada proveedor con sus respectivos precios. Y se mantienen estadísticas en linea del rendimiento de los proveedores para cada pieza que proporcionan.

e-Purchases permite registrar las tarifas de compra a sus proveedores. La definición de tarifas de compras permite considerar aspectos funcionales avanzados, tales como:

• Fecha de inicio y fin de vigencia
• Prioridad de aplicación
• Divisa en la que se expresan los precios
• Copia de la tarifa. Esta funcionalidad es de gran utilidad en caso que la tarifa de compras sea traspasable a otra tarifa de compras o de ventas, considerando operadores numéricos de conversión, además de otras condiciones de definición y selección.
  
  Un caso de utilización sería en determinadas cadenas de distribución que operan con mercaderías cuyo PVP es igual al precio de compra (aunque con diferente descuento), por lo que el traspaso de información de un área a otra es automático.

La casuítica relacionada con los desucentos por rappel de compras queda contemplada a través de la posibilidad de definir descuentos escalados, en los que es se definen varios intervalos de unidades de artículo de compra en los que se aplican descuentos diferenciados, la opción de incluir artículos de regalo en determinados intervalos de unidades de compra, y la posibilidad de liquidar descuentos con diversa periodicidad, verificando determinadas condiciones de liquidación

• Punto verde

El módulo de acuerdos de compra agiliza sus procesos de compra permitiéndole crear acuerdos fijos o pedidos abiertos con los proveedores. Además, puede definir estructuras de precios y de descuentos para pedidos repetitivos. Los calendarios le permiten reforzar sus relaciones con los proveedores al incluirlos en sus procesos de planificación de materiales. Con las aprobaciones apropiadas, los pedidos pueden generarse automáticamente y los contratos de compra pueden emplearse para consolidar las actividades de compra y para apoyar las relaciones con sus proveedores.

Se trata de plantillas de pedidos o de solicitudes que pueden utilizarse como patrón para la introducción de solicitudes o pedidos repetitivos. Por ejemplo, en un departamento de una empresa, puede haber una plantilla con periodicidad mensual para generar la solicitud de material de papeleria. Esta plantilla, establece un patrón de las necesidades de este departamento a lo largo del mes.

Una de las caracteristicas más imporantes de los formularios plantilla, es que pueden definir cantidades mínimas o máximas a solicitar. Cualquier pedido realizado con una plantilla que supere por exceso o por defecto, dichas cantidades, queda bloqueado a la espera de aprobación.

Axional ERP incluye solicitudes introducidas manualmente o generadas por el sistema que pueden separarse o combinarse para crear órdenes de compra. Se puede realizar el seguimiento de las solicitudes por una orden de compra específica o viceversa.

• Solicitudes internas
• Solicitudes de autoconsumo
• Solicitudes de inversión

En las solicitudes se puede especificar el proveedor preferido, e incluso un precio de referencia para el comprador, de tal forma que los pedidos de compra generados a proveedores, asumen de formai automáticamente estas preferencias. Sin embargo, posteriormente el pedido puede ser modificado y puede cambiarse el proveedor al que se realiza el pedido y las condiciones comerciales y precios informados en la solicitud.

Permite registrar y controlar las peticiones de ofertas realizadas a los proveedores, así como la recepción de condiciones y su posterior seguimiento.

Las solicitudes de compras que incluyan productos que no estén catalogados, o bien, su precio de adquisición sea muy elevado podrán convertirse automáticamente en peticiones de ofertas a proveedores. De algún modo, el sistema permite cursar peticiones de ofertas a partir de las solicitudes generadas y controlar su recepción y seguimiento.

Una oferta puede originarse mediante dos métodos, bien de forma directa, o por la necesidad manifiesta de un determinado producto o servicio reflejada en una solicitud, de ahí la posibilidad de definición de distintas modalidades de ofertas o presupuestos. Se trata pues, de peticiones de oferta dirigidas a uno o varios proveedores a fin de que éstos nos remitan sus mejores condiciones comerciales.

Las distintas peticiones de ofertas, equivalentes según las características de los productos comparados, pueden balancearse según ratios de calidad, coste-precio y disponibilidad. Forzando mediante la definición de algoritmos que la decisión de comprar un producto u otro, más o menos equivalentes, dependa de criterios estratégicos que vayan más allá de su inmediata comparación de precio-coste.

Una vez registradas y analizadas se pueden someter al cumplimiento de toda una serie de reglas de gestión previamente definidas y contempladas mediante el sistema de "reglas de negocio": precios, condiciones comerciales, plazos, importes, etc.

Cuando el proveedor confirma su aceptación, el sistema permite la confección del pedido en firme. Así, desde una determinada oferta se pueda consultar de forma inmediata, ágil y sencilla, el pedido o pedidos realizados contra la misma o, en su caso, las solicitudes que la han originado.

El registro de todas y cada una de las ofertas posibilita un seguimiento exhaustivo del margen por cada proveedor. Es una función clave de ayuda en los procesos de toma de decisiones. Permite mejorar la gestión de compras buscando un equilibrio entre la calidad de los productos a adquirir y sus costes básicos de adquisición.

Por lo general, una oferta nace de la necesidad de una información económica, de ahí que la tipología de las ofertas se ciña, más bien, al origen de esta necesidad. Los orígenes, básicamente, son una solicitud o una información de tipo genérico:

• Ofertas de orientación de precios. En muchas ocasiones el factor decisivo final de un departamento para acometer una determinada compra consiste en el coste de la misma. Para ello solicita dicha información a compras, y éste a su vez, cursa una oferta a diversos proveedores con la misma finalidad.
• Ofertas de consumos, mantenimiento e inversiones. Partiendo de solicitudes realizadas por los departamentos de la empresa para artículos que no están codificados y servicios, que representan un coste elevado para la misma.
• Ofertas de stocks. Por tratarse de artículos de los cuales se va a realizar un volumen de compra considerable, se tratan de ofertas que el departamento de compras cursa de cara a disponer de suficiente información económico-financiera para seleccionar la mejor de todas las opciones posibles.

Los pedidos de compra le permiten gestionar su sistema de compras, adaptándolo a la medida de la estructura y procedimientos de su organización y analizando sus datos de compra.

Sus características principales incluyen:

• Compartición en todo el sistema de la información de compra.
• Descripciones estándar de cada artículo que le permite almacenar materiales adquiridos y servicios tales como mercancías o piezas.
• Capacidades de solicitud más cuatro tipos de órdenes de compra que se ajustan a los procedimientos estándar de la industria.
• Estructura modificable por defecto para simplificar valores definidos de los proveedores.
• Opciones para imprimir órdenes de compra online o por grupo.
• Comandos y menús estándar o a medida.
• Mantenimiento separado de recepciones e inspecciones para ajustarse fácilmente a las diferencias organizacionales.
• Acceso fácil a la información actualizada de los proveedores.
• Acceso ilimitado a su información de compra a través de consultas online e informes impresos, con más de 100 informes estándar así como la capacidad de adaptar cada informes a la medida de su organización.

Esta función agiliza el proceso de compra de las piezas que son adquiridas repetitivamente de acuerdo con un calendario . Los pedidos de compra repetitivas están diseñadas para su apertura para largos periodos de tiempo, proporcionando calendarios de proveedores para reposiciones actuales, pasadas y futuras. Estos calendarios pueden crearse y actualizarse automáticamente basándose en condiciones definidas por el usuario.

El albarán refleja la información económica de la mercancia entregada por el proveedor. Esta información económica, puede tambien verse reflejada con el incremento del stcock del producto. En Axional, se puede configurar si el movimiento logistico de entrada y recuento de almacen es un proceso independiente del registro económico o no.

Los albaranes pueden introducirse a partir de las condiciones pactadas en un pedido previo (albarán contra pedido) o pueden haber albaranes directos sin pedido previo.

De forma similar a los pedidos, las condiciones comerciales y los descuentos pueden ser muy variadas, permitiendo reflejar artículos de regalo, descuentos acumulativos, descuentos fuera factura, descuentos escalados, etc.

El albarán, incluyendo los precios introducidos o calculados y las condiciones comerciales, serán la base para la condiciliación de facturas de proveedores.

La entrada de facturas de compra puede realizarse de forma directa (sin albaranes que casar), o mediante la identificación de los albaranes origen que conforman la factura. Independientemente del origen de información, las facturas de compra pueden completarse con lineas manuales que registren artículos no incluidos en albaranes o mediante los cuales ajustamos los posibles descueadres entre albaranes y facturas.

Los documentos de compra que puede crear son documentos individuales (un pedido, un albaran, etc.), pero forman parte de una cadena de documentos interelacionados: el ciclo de compras. El sistema de trazabilidad documental DocFlow, permite obtener las vinculaciones de cualquier documento con otros documentos relacionados.

Por ejemplo, un pedido puede haber surgido como respuesta a una oferta de un proveedor aceptada. Este pedido de compra se vincula con los albaranes de entrega de mercancia que verifican los artículos entregados por el proveedor. Posteriormente, la recepción de la factura del proveedor se vinculará a uno o más albaranes de compra para validar los importes y condiciones de la factura recibida. Las relaciones entre todos los documentos del ciclo de compra queda totalmente integrada mediante el módulo de flujo documental, que permite obtener y restringir las relaciones de cualquier documento del ciclo de ventas con sus posibles origenes y destinos.

El flujo de información que puede viajar automáticamente entre un documento y otro relacionado. reduce las imputaciones manuales, facilita la resolución de problemas y mejora la calidad de la información.

En lugar de obligar a definir un flujo de validaciones o autorizaciones para cada posible validación en cada uno de los circuitos de documentos, se define un único flujo de validación para cada documento, independientemente del flujo documental por el que haya transcurrido. Este mecanismo de definición del workflow, simplifica el mantenimiento de las tareas de validación ya que establece un conjunto de verificaciones y autorizaciones bien definidas.

La ejecución el flujo de validaciones puede requerir autorizaciones para asegurar que se validan todas las tareas definidas en el flujo. La ejecución de los procesos del workflow requiere autorizaciones para hacer cumplir la asignación de tareas a los agentes de autorización, humanos o automáticos, según la política de la seguridad de la organización. Para facilitar la asignación de los procesos de validación y autorización a estos agentes, se definen roles y niveles jerarquicos de dependencia. Las restricciones o permisos para autorizar procesos, se definen para que sean dependientes del tipo de proceso, dependiente del tiempo o del histórico de autorizaciones.

Por ejemplo, un determinado proceso puede requerir la autorización del jefe del departamento correspondiente (dependiendo del proceso), si este jefe de departamento se encuentra de vacaciones, el responsable de administración podrá autorizar el proceso (dependiendo del tiempo), pero si este proceso ya ha sido autorizado por el gerente, no se requerirán nuevas autorizaciones (dependiendo del histórico de autorizaciones).

El módulo de compras permite emitir en PDF los documentos que se deben enviar a los proveedores y mediante sistemas avanzados de "scripting" identificar las direcciones de correo electrónico de estos o sus número de fax y enviar dichos documentos por estos medios.

La generación y transmisión de documentos puede automatizarse y programarse. De este modo, se optimiza el uso del fax o e-mail programando la generación y envio de distintos documentos a diferentes horarios preestablecidos.

Para el envio de fax, el sistema utiliza una pasarela de fax via e-mail, lo que permite el seguimiento del envio desde el propio entorno ERP y las herramientas WebOS integradas en el propio sistema.

Otra de las posibilidades es la emisión del documento a uno o varios destinatarios - Por ejemplo, emitir una solicitud de overta a multiples proveedores simultáneamente.

e-Procurement permite integrar a los proveedores en la cadena de información de la empresa, ofreciendo un entorno amigable disponible en Internet para que los proveedores o el personal propio puedan generar o consultar ofertas, generar pedidos y consultar su estado o modificar las caracteristicas del catalogo de productos ofrecidos por un proveedor.

Además, e-Procurement incrementa los niveles de integración entre los proveedores y a los departamentos internos de la empresa, ofreciendo disponibilidad de la información en tiempo real, caracteristicas de los artículos y productos alternativos en un entorno web, pensado para integrar al proveedor en la cadena de valor del ciclo de compras.

DEISTER SOFTWARE Web Services, permite a las empresas, particularizar, extender o integrar sus aplicaciones especificas con el ERP utilizando un estándar de la industria como son los servicios web. Mediante estos servicios, es posible obtener desde una aplicación externa información acerca de un determinado pedido, o consultar el stock o disponibilidad de un articulo, etc.

Con estas herramientas, los programadores pueden acceder a un conjunto de APIs de XML/SOAP para poder acceder a cualquier funcionalidad del ERP, tanto a procesos de negocio como a la obtención de informaciñon, asi como la creación, modificación o borrado de cualquier dato o estructura de información. Por ejemplo, mediante el uso de los servicios web, una aplicación externa puede enviar en XML una oferta o un pedido de compra, con sus lineas, condiciones comerciales, escalados de descuento, etc. y el sistema lo integrará automáticamente guardando las consistencias internas entre cada una de las tablas afectadas.