Axional ERP incorpora una potente herramienta de gestión de anticipos ligados a los documentos de pedidos, albaranes y facturas, etc; y con enlace automático al sistema de cuentas a cobrar. Todos los procesos de facturación tienen en cuenta dichos anticipos, con el fin de generar adecuadamente la cartera de cobros.

Estos circuitos son transparentes para el usuario y ofrecen una total trazabilidad del proceso:

• Workflow de gestión de anticipos para la solicitud de anticipos en pedidos.
• Anticipos con o sin factura
• Permite introducir una entrega a cuenta del cliente desde la entrada de cualquiere documento: pedido, albarán o factura.
• Cancelación automática de facturas contra anticipos.

El sistema de control de riesgo verifica automáticamente el estado del crédito asignado a cada cliente durante la validación de cada uno de los documentos del ciclo de ventas y cada vez que se realiza un cambio en alguno de ellos. Mediante reglas configurables, se permite controlar las condiciones de crédito y riesgo basándose en los documentos de cobro pendientes, pedidos pendientes de servir, albaranes pendientes de facturar, etc. y asignando las condiciones de crédito y las acciones que deben tomarse en cada caso.

• Asignación de crédito a múltiples niveles: cliente global, cliente y empresa, cliente y delegación, etc..
• Gestión de riesgo en linea, bloqueo de documentos y gestión de workflows de autorizaciones.
• Gestión de seguros de riesgo (P.E. CyC)
• Gestión del riesgo delegación, compañía o grupo de compañías, información de cuentas de clientes.

El sistema avanzado de reservas, permite adjudicar stock de nuestros almacenes para de este modo atender al suministro de un determinado pedido o de los posibles pedidos de un determinado cliente.

Las reservas pueden ser automáticas o manuales: En el primer caso el sistema reserva automáticamente los productos atendiendo a algoritmos predefinidos (FIFO, lotes más próximos a caducar, etc.), pudiéndose modificar manualmente con posterioridad. En las reservas manuales es el usuario quien decide qué lote y variable logística se va a reservar.

Las características principales del sistema de gestión de reservas son:

• Reservas bajo promesa: reserva de mercancía no disponible en los almacenes pero cuya entrada está prevista.
• Reservas para clientes con fecha límite de validez. Pasada la fecha de caducidad, la reserva se anula automáticamente y el stock reservado vuelve a quedar disponible.
• Permite realizar reservar del stock en depósito que tenemos de nuestros clientes y nuestros almacenes.
• Control de consistencias: gestión de almacenes alternativos, lotes alternativos, artículos alternativos o modalidades de presentación alternativas.
• Control de stock prometido y comprometido (stock a futuro).
• Permite definir almacenes de reserva alternativos y situaciónes de stock que permiten la reserva: disponible para ventas, control de calidad, en depósito, ....

El precio es una potente arma en su batalla por alcanzar ventas y beneficios más elevados. ¿Con qué rapidez es capaz de distribuir información sobre cambios de precios a sus representantes comerciales, distribuidores y socios de canal?. Con Axional ERP SEM puede implementar estrategias de precios en segundos y distribuir instantáneamente los cambios a sus representantes comerciales, personal comercial, socios de canal y navegantes vía LANs, WANs o Internet

Los precios incorporan el modelo base, opciones de selección, cantidades, localización en el almacén, tablas de precios, matrices de precios, agregados de precios dependientes de validación o precios para clientes específicos. Puede emplear:

• Tarifas parametrizables (por artículo, cliente, grupo de clientes y artículos, con diferentes divisas, unidades de venta, etc)
• Listas de precios de contratos.
• Validez de las tarifas por intervalos de fechas lo que impide la utilización de tarifas atrasada y la introducción de precios futuros.
• Permite disponer de distintas tarifas para el mismo artículo y cliente. El sistema utiliza automáticamente la tarifa con mayor prioridad.
• Revisiones de tarifas y promociones especificas de artículos o familias durante intervalos de tiempo.
• Tarifas en cascada. Definición de precios base por fabricante.
• Precios más costes.
• Precios manuales.
• Tanto las ofertas como los pedidos tienen en cuenta siempre las promociones en curso.
• Capacidad de definir tantas promociones como se necesiten: pueden ser específicas para un cliente o tipo de cliente y afectar a uno o varios productos o familias de productos.
• Las promociones se definen entre fechas y es posible ofrecer precios especiales, descuentos comerciales, artículos o importes de regalo, todo ello, pudiendo depender de las cantidades de artículo vendidas.

Puede analizar el impacto de los ajustes de precios antes de implementarlos. Ya que Axional ERP SEM mantiene precios exactos, las hojas de precios obsoletas y los descuentos no autorizados de productos pueden ser bloqueados.

• Incrementa los ingresos a través de precios estratégicos en el punto de venta.
• Integra, agiliza, realiza el seguimiento y automatiza estrategias promocionales y de precios.
• Implementa cambios de precios en unos segundos y los comunica instantáneamente.
• Maneja fácilmente precios para clientes específicos, por fecha efectiva y descuentos por volumen.
• Proporciona información de precios a su fuerza de venta y a sus clientes.

La gestión de descuentos y recargos permite la asignación de un número ilimitado de niveles de descuento que puede aplicarse de forma acumulada o en cascada y que pueden establecerse en porcentaje o importe, según escalados de unidades o de importes de venta. Los descuentos pueden establecerse tanto a nivel global para todo el documento como linea a linea. También permite la aplicación de descuentos "fuera factura" sobre distintos canales de cobro: grupo, central de compras del cliente, etc.

La gestión avanzada de tarifas, permite la gestión de artículos de regalo y promociones tipo 3x2, etc. calculando y aplicando el coste de este tipo de promociones sobre el componente de coste parametrizado.

Declaración del IVA sobre facturas y abonos, mediante un algoritmo totalmente configurable, la aplicación gestiona las singularidades en el tratamiento de los impuestos de las comunidades forales, las condiciones especiales de las transacciones entre Canarias y la Peninsula, sistemas impositivos alternativos como el IGIC y condiciones especiales de las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla.

El tratamiento de las relaciones entre empresas de la Unión Europea tambien está automatizado, generando las declaraciones de IVA europeo, las autofacturas y las declaraciones de intercambios de bienes (INTRASTAT).

La gestión de impuestos puede configurarse para entornos multinacionales, admitiendo la gestión de empresas del grupo en otros paises.

Mediante la gestión de importaciones e intrastat se permite el control y seguimiento de las diferentes partidas arancelarias por país y cliente para su posterior control aduanero.

El módulo de ventas gestiona tambien la definición de los códigos incoterm y la confección automática de la documentación de intrastat mediante soportes magnéticos.

• Trazabilidad del lote y de los números de serie a lo largo de todo el sistema.
• Integración automatizada con los pedidos de compra, permitiendo la generación de compras contra pedidos de venta y gestionando de forma eficiente las compras entre compañías del mismo grupo.
• Gestión de artículos obsoletos, fechas de caducidad y situaciones especiales del stock.
• Capacidad de definición de artículos "genericos" con descripciones modificables en cada documento. Trazabilidad de dichos artículos a lo largo de los ciclos comerciales.
• Gestión de calidad soportando las normas ISO. Bloqueos de stock y generación y análisis de muestras tanto en la entrada como en la salida de materiales.
• La identificación de los artículos en la entrada de documentos puede hacerse con los códigos internos, los números de serie, códigos EANs o códigos especificos para el cliente o proveedor. El sistema almacena internamente siempre el código de identificación del artículo para permitir la trazabilidad y una actualización coherente de las estadísticas.

Puede crear y mantener presupuesto de venta para artículos estándar, nuevos y configurados. Los presupuestos pueden ser opcionales. El sistema refleja la flexibilidad inherente en sus previsiones y planificaciones para ayudarle a tomar decisiones. Convierte automáticamente presupuestos de ventas en pedidos comerciales que le ayudan a introducir más rápidamente sus datos y eliminan errores manuales potenciales. Se mantiene un histórico que le ayuda a analizar su rentabilidad y tasa de éxito sobre sus competidores.

La creacición de una oferta o presupuesto es previa al pedido en firme por parte de cliente. Además de la información habitual de un pedido, se pueden incluir otros datos como el responsable técnico de la oferta, la persona de contacto, origen, etc. Para un mejor control y seguimiento de las ofertas se pueden agrupar por tipos para su posterior análisis, pudiéndose establecer un control jerárquico de aprobación.

Como características a destacar del sistema de gestión de presupuestos/ofertas se podrían mencionar:

• Creación de ofertas a clientes o a clientes potenciales
• Control de las fechas de validez de la oferta
• Generación automática de facturas proforma.
• Los presupuestos se pueden dirigir tanto a clientes habituales como a clientes potenciales.
• Ayuda a la elaboración de presupuestos complejos: elección de artículos, artículos sustitutivos, configuración de kits dinámicos, generación de variantes, configurador de artículos, etc.

Los acuerdos establecen los contratos o términos comerciales, tales como los precios y descuentos aplicables a los artículos o familias vinculadas al contrato, condiciones especiales de cobro, etc. Para agilizar aún más sus procesos de negocio, permitimos convertir rápidamente una referencia en un acuerdo manteniendo todas las variables. Puede mantener acuerdos para una determinada cantidad de artículos y/o para un periodo de tiempo específico, organizando sus acuerdos en un sistema fácil de utilizar.

Como aspectos principales del sistema de gestión de presupuestos/ofertas se podrían destacar:

• Gestión de contratos o acuerdos comerciales con fechas de validez y acuerdo de venta de artículos o familias de productos, con capacidad de definir acuerdos comerciales por importe o cantidad.
• Condiciones comerciales específicas por acuerdo
• Seguimiento automático del grado de cumplimiento del acuerdo: cada pedido o entrega de mercancías se refleja en el propio acuerdo, pudiendo realizar el seguimiento del grado de cumplimiento del acuerdo.
• Programación de entregas: vinculación automática de suministros o expediciones contra el acuerdo de referencia, pedidos planificados; semanales o mensuales, etc.

Su empresa puede desperdiciar mucho tiempo intentando "reinventar la rueda" para cada cliente. Con Axional ERP SEM puede crear plantillas estándar de referencias para clientes o empresas específicas en vez de empezar de cero. Referencias y propuestas a medida pueden incluir información relevante del cliente tales como promociones de productos, informes legales, etc. Los detalles pueden extenderse o reducirse.

Este módulo permite a los representantes comerciales confeccionar rápida y fácilmente propuestas comerciales, financieras y de negocio a medida, permitiendo que los representantes comerciales, socios de canal y distribuidores accedan a la información empresarial se puede reducir el tiempo necesario para crear una propuesta de semanas a minutos. Se podrían señalar como puntos importantes:

• Referencias a medida con detalles reducidos o extendidos.
• Ahorra tiempo gracias a la creación de plantillas estándar o para clientes específicos.
• Aglutina históricos de clientes guardando referencias y propuestas.
• Combina información de producto, referencias, precios, calendarios financieros, etc, en una propuesta profesional y a medida.
• Acceso inmediato a documentos empresariales

La gestión de pedidos permite definir distintas modalidades de "workflow" que permiten que el módulo de ventas se adapte completamente a los procedimientos de la compañía. Esta capacidad de adaptación permite definir distintos tipos de pedidos: normales, pedidos de devolución, ordenes de trabajo, pedidos con facturación directa, etc.

Uno de los circuitos de pedidos disponibles, permite la generación automática de pedidos desde el calendario de entregas. También se permite enlazar un pedido a un acuerdo de venta, gestionando automáticamente el grado de cumplimiento y las condiciones comerciales aplicadas y ayudando a reducir los costes administrativos de gestión. El rendimiento en base a los acuerdos contractuales puede ser evaluado, algo particularmente útil cuando se re-negocia un contrato

La situación del pedido puede ser fácilmente verificable por los usuarios. Mediante la definición del workflow, los pedidos se integran automáticamente en el portal del empleado, anunciando cualquier situación que necesite de un proceso de aprobación o la validación de algún dato. Los pedidos reciben un seguimiento continuo a través de cada etápa del proceso de introducción y validación, tanto a nivel del pedido completo como linea a linea.

Entre las caracteristicas avanzadas de la gestión de pedidos cabe destacar:

• Distintos tipos de pedidos parametrizables. Cada tipo de pedido define un flujo de trabajo y una gestión de autorizaciones y validaciones distinta y configurable.
• Pedidos de clientes mostrador o clientes esporádicos.
• Control de los cambios realizados en el pedido. Revaloración y revalidación. Aplicación automática de las reglas de gestión que permiten revalidar que todas las autorizaciones realizadas continuan siendo validas después de los cambios.
• Campos definibles por el usuario que permiten capturar información adicional.
• Múltiples comisionistas
• Permite la asignación de múltiples puntos de entrega para un mismo pedido, dependiendo de las reglas de consistencia establecidas.
• Capacidad de almacenar notas tanto a nivel de pedido como para cada una de sus lineas. Las notas pueden ser emitidas en los documentos internos, documentos para el cliente o en ambos. Otras notas asignadas al artículo pueden emitirse también en la impresión del pedido.
• Tratamiento de artículos alternativos/sustitutivos en caso de productos no disponibles en stock.
• Cálculo de disponibilidad. Reserva de mercancías y ordenes de expedición automatizables desde el propio pedido.
• Función de copia que permite duplicar rápidamente cualquier pedido.
• La cantidad de producto necesaria para "llenar el camión" puede obtenerse automáticamente desde cualquier linea del pedido.
• Posibilidad de permitir o restringir la modificación manual de precios en el pedido.
• Definición de una dirección de entrega esporádica que no corresponda a ninguna dirección almacenada previamente en la ficha del cliente.
• Programación de entregas. Definición de fechas de entrega tanto a nivel de pedido como para cada linea.
• Cálculo del margen en tiempo real
• Gestión de cantidades pendientes de servir y restos de pedido. Anulaciones y control y estadisticas de los motivos de anulación.
• Creación automática de pedidos de compra o ordenes de fabricación a partir de pedidos de venta.
• Configuración de bloqueos. Permite definir condiciones de bloqueo de un pedido provocadas por situaciones como el control del riesgo, importes mínimos o máximos, margen mínimo, etc.

Los albaranes o notas de entrega son documentos que reflejan las expediciones de mercancia y que pueden ser originados a partir de los pedidos de los clientes. Los albaranes son el reflejo de la mercancia entregada al cliente, aunque internamente el sistema haya desarrollado todo un mecanismo de abastecimiento considerando si el cliente admitia entregas parciales, si se puede expedir desde distintos almacenes, etc.

Los albaranes tambien pueden introducirse manualmente para reflejar devoluciones del cliente o simplemente para asignar gastos (por ejemplo, gastos de transporte) a un determinado envio.

• La generación de albaranes puede realizarse de forma automática o manual
• Albaranes valorados o no valorados.
• La expedición automática se nutre de las carteras de pedidos reservados, teniendo en cuenta todos los criterios de expedición del cliente (agrupación de pedidos en un albarán siempre y cuando las condiciones de cada pedido sean las mismas, cada pedido un albarán, entregas parciales o completos de un pedido, etc.).
• Permite la entrada de albaranes de venta "mostrador" sin documento origen previo (acuerdo, oferta o pedido) con y sin clientes dados de alta previamente.

Axional ERP ofrece un potente sistema de generación de facturas de forma manual o automática. Las facturación automática se genera a partir de los albaranes y teniendo en consideración las condiciones variadas de facturación de cada uno de los clientes.

Como propiedades avanzadas de la gestión de facturas cabría destacar:

• Distintos tipos de facturas parametrizables. Cada tipo de pedido define un flujo de trabajo y una gestión de autorizaciones y validaciones distinta y configurable y permite parametrizar enlaces distintos con la contabilidad.
• Condiciones de facturación y agrupación de albaranes configurable.
• Facturación directa (facturas a clientes mostrador o servicios)
• Capacidad de vender y facturar en unidades diferentes a las unidades de compra
• Control de las unidades vendidas y conversión a la unidad de compra del artículo
• Gestión de anticipos. Asignación automática o manual de los anticipos.
• Gestión de abonos sobre facturas o sobre devoluciones.
• Facturación por talonarios, que permite generar series de documentos por fechas y facturar con fecha anterior a la fecha actual.
• Facturas directas tanto de artículos de stock como de servicios sin necesidad de albarán previo. La facturación directa de artículos de stock permite que no repercuta a almacén, pero que se refleje en estadísticas (Por ejemplo en un ajuste por diferencias de precios).
• Facturas al contado con cobro directo en efectivo.
• Notas de cargo o de abono de una factura.
• Asignación de las fechas de vencimiento y condiciones de cobro a documentos en función de la forma de cobro con posibilidad de ser modificados.
• Distintos tipos impositivos en la misma factura.

Los documentos de venta que puede crear son documentos individuales (un pedido, un albaran, etc.), pero forman parte de una cadena de documentos interelacionados. El sistema de trazabilidad documental DocFlow, permite obtener las vinculaciones de cualquier documento con otros documentos relacionados.

Por ejemplo, puede registrar una solicitud telefónica de precios en el sistema. Posteriormente, el cliente solicita una oferta, que puede ser creada referenciando simplemente a la solicitud. El cliente acepta la oferta enviada anteriormente y usted crea un pedido relacionado con esta oferta. Se evia la mercancia y se factura al cliente. Después de producirse el envio de la mercancia, el cliente solicita una devolución parcial debido a que parte de la mercancia llegó deteriorada y usted creará un nuevo envio gratuito de sustitución referenciando el pedido original del cliente. La totalidad de documentos de la cadena - la solicitud, la oferta, el pedido, el albarán, la factura, y la subsiguiente sustitución del material defectuoso - crean un flujo documental (document flow) o histórico de documentos.

El flujo de información que puede viajar automáticamente entre un documento y otro relacionado. reduce las imputaciones manuales, facilita la resolución de problemas y mejora la calidad de la información.

Otro ejemplo, un pedido puede haber surgido como respuesta a una oferta aceptada por un cliente. Este pedido de venta puede haber originado una orden de producción con sus correspondientes aprovisionamientos y entregas de mercancia. A su vez, este pedido puede haber generado varios albaranes de entrega que pueden haber sido facturados en múltiples facturas. Las relaciones entre todos los documentos del ciclo de venta queda totalmente integrada mediante el módulo de flujo documental, que permite obtener y restringir las relaciones de cualquier documento del ciclo de ventas con sus posibles origenes y destinos.

En lugar de obligar a definir un flujo de validaciones o autorizaciones para cada posible validación en cada uno de los circuitos de documentos, se define un único flujo de validación para cada documento, independientemente del flujo documental por el que haya transcurrido. Este mecanismo de definición del workflow, simplifica el mantenimiento de las tareas de validación ya que establece un conjunto de verificaciones y autorizaciones bien definidas.

La ejecución de del flujo de validaciones puede requerir autorizaciones para asegurar que se re La ejecución de los procesos del workflow requiere autorizaciones para hacer cumplir la asignación de tareas a los agentes de autorización, humanos o automaticos, según la política de la seguridad de la organización. Para facilitar la asignación de los procesos de validación y autorización a estos agentes, se definen roles y niveles jerarquicos de dependencia. Las restricciones o permisos para autorizar procesos, se definen para que sean dependientes del tipo de proceso, dependiente del tiempo o del histórico de autorizaciones.

Por ejemplo, un determinado proceso puede requerir la autorización del jefe del departamento correspondiente (dependiendo del proceso), si este jefe de departamento se encuentra de vacaciones, el responsable de administración podrá autorizar el proceso (dependiendo del tiempo), pero si este proceso ya ha sido autorizado por el gerente, no se requerirán nuevas autorizaciones (dependiendo del histórico de autorizaciones).

El módulo de ventas permite emitir en PDF los documentos que se deben enviar a los clientes y mediante sistemas avanzados de "scripting" identificar las direcciones de correo electrónico de estos o sus número de fax y enviar dichos documentos por estos medios.

La generación y transmisión de documentos puede automatizarse y programarse. De este modo, se optimiza el uso del fax o e-mail programando la generación y envio de distintos documentos a diferentes horarios preestablecidos.

Para el envio de fax, el sistema utiliza una pasarela de fax via e-mail, lo que permite el seguimiento del envio desde el propio entorno ERP y las herramientas WebOS integradas en el propio sistema.

Otra de las posibilidades es la emisión del documento a uno o varios destinatarios - Por ejemplo, emitir una factura proforma al cliente y al perceptor (pagador) simultáneamente, o realizar un "broadcast" de una oferta a multiples clientes que cumplan determinadas condiciones.

e-Sales permite integrar a los clientes en la cadena de información de la empresa, ofreciendo un entorno amigable disponible en Internet para que los clientes o incluso el personal propio del departamento comercial puedan generar los pedidos y acceder en linea al catálogo de productos, pudiendo realizar búsquedas avanzadas de artículos y generando "carros de la compra" para generar posteriormente de forma automática e integrada los pedidos de venta correspondientes.

Además, e-Sales incrementa los niveles de servicio a los clientes y a los departamentos internos de la empresa, ofreciendo disponibilidad de la información en tiempo real, caracteristicas de los artículos y productos alternativos en un entorno web, pensado para ser utilizado directamente por el cliente en cualquier momento.

DEISTER SOFTWARE Web Services, permite a las empresas, particularizar, extender o integrar sus aplicaciones especificas con el ERP utilizando un estándar de la industria como son los servicios web. Mediante estos servicios, es posible obtener desde una aplicación externa información acerca de un determinado pedido, o consultar el stock o disponibilidad de un articulo, etc.

Con estas herramientas, los programadores pueden acceder a un conjunto de APIs de XML/SOAP para poder acceder a cualquier funcionalidad del ERP, tanto a procesos de negocio como a la obtención de informaciñon, asi como la creación, modificación o borrado de cualquier dato o estructura de información. Por ejemplo, mediante el uso de los servicios web, una aplicación externa puede enviar en XML un pedido de venta, con sus lineas, condiciones comerciales, escalados de descuento, etc. y el sistema lo integrará automáticamente guardando las consistencias internas entre cada una de las tablas afectadas.