Facturas de proveedores cotejadas, aprobadas y pagadas contra la realidad operativa.
Una superficie de cuentas a pagar que concilia cada factura con su orden de compra y su albarán de recepción antes de que la propuesta de pago llegue al banco — con retenciones fiscales, retenciones contractuales y el régimen fiscal local aplicados a nivel del motor.
Three-way match
Orden de compra, albarán de recepción, factura del proveedor — conciliados por el motor antes de la aprobación. Las discrepancias se enrutan al responsable operativo correcto, no se retienen en una cola de facturas.
Maestro de proveedores
Registros de proveedores multi-entidad con datos bancarios, condiciones de pago, divisa, tratamiento fiscal, perfiles de retención y enlace a la gestión documental.
Propuesta de pago
Generación de propuesta basada en vencimientos con visibilidad de la posición de tesorería, optimización del descuento por pronto pago, priorización por proveedor y flujo de aprobación hasta el nivel del CFO.
Generación automatizada de ficheros de pago
Transferencias de crédito SEPA, Norma 34, confirming, instrucciones de factoring — generados desde la propuesta, firmados y entregados a través del canal preferido del banco.
Lo que cubre la superficie de AP
Maestro de proveedores y alta
Registros de proveedores multi-entidad, documentación KYC, certificados de situación, justificante de cuenta bancaria, cribado en listas de sanciones, reverificación periódica.
Motor de three-way match
Tolerancias de cantidad, precio, divisa e impuestos configurables por categoría. Cotejo automático dentro de tolerancias; fuera de tolerancias, enrutamiento al comprador o al receptor, no a finanzas.
Flujo de aprobación
Aprobación multinivel por importe, categoría, proveedor o centro de coste. Delegación por ausencia, trazabilidad completa de quién aprobó qué y cuándo, y controles de segregación de funciones.
Retenciones fiscales
IRPF en España, retenciones en regímenes latinoamericanos, retención en origen sobre pagos internacionales — aplicadas al nivel de línea y reportadas en la salida fiscal del período.
Contribución a la previsión de tesorería
Las cuentas a pagar aprobadas alimentan la superficie de previsión de tesorería. El equipo de tesorería ve los flujos de salida comprometidos de los próximos 30, 60 y 90 días actualizados conforme se aprueban las facturas.
Gestión documental
Facturas de proveedores, documentación de soporte, aprobaciones firmadas y avisos de remesa almacenados contra la factura, recuperables desde la pantalla de auditoría, con cumplimiento de la política de retención documental.
Por qué el three-way match es el motor, no la política
La mayoría de las empresas tienen una política de three-way match. La política vive en un documento de procedimientos y la aplica — de forma variable — un administrativo de cuentas a pagar que lee facturas contra un pedido en papel y un albarán de recepción. El resultado es una cola de facturas sin resolver, que envejece más allá de su vencimiento porque el responsable operativo que podría resolver la discrepancia no está en el circuito.
Axional trata el three-way match como un comportamiento del motor. El pedido, el albarán de recepción y la factura son tres filas en la misma base de datos, vinculadas por la misma clave. El cotejo se produce de forma automática; los casos que no cuadran se enrutan al responsable operativo indicando la discrepancia. El equipo de finanzas ve cómo la cola se reduce, no crece, conforme avanza la operación.