Orden de compra, recepción y factura conciliadas por el motor — antes de la cola de pago.
La conciliación se ejecuta automáticamente en cantidad, precio, divisa e impuestos. Los casos dentro de tolerancia se liquidan de forma automática; los que están fuera de tolerancia se dirigen al responsable operativo con la discrepancia identificada, sin retener la factura en una cola de cuentas a pagar.
Motor, no política
La conciliación la realiza el motor en el momento en que se contabiliza la factura — no un operario que lee documentos en papel.
Configuración de tolerancias
Tolerancias por categoría en cantidad, precio, divisa e impuestos. Dentro de tolerancia, liquidación automática; fuera de tolerancia, derivación.
Derivación operativa
Las discrepancias se dirigen al comprador (precio), al receptor (cantidad) o al controller (impuestos) — sin retención en una cola de finanzas.
Trazabilidad
Cada decisión de conciliación registrada con el usuario, la marca de tiempo y los documentos de soporte. Las reversiones generan nuevas decisiones; los originales se conservan.
Qué cubre el motor de conciliación
Tolerancia de cantidad
Tolerancias de cantidad por categoría, absolutas y porcentuales. Una recepción de 100,5 contra una orden de compra de 100 dentro de una tolerancia del 1% se liquida automáticamente; fuera de tolerancia se dirige al receptor.
Tolerancia de precio
Tolerancias de precio por categoría. El precio de factura frente al precio de la orden de compra dentro de tolerancia se liquida automáticamente; fuera de tolerancia se dirige al comprador para confirmación contra el contrato marco o el RFQ.
Divisa y tipo de cambio
Factura multi-divisa contra orden de compra multi-divisa con gestión de tipos según el régimen operativo — tipo histórico de la orden de compra, tipo actual de la factura o tipo fijado en contrato.
Conciliación fiscal
IVA / IGV aplicado a nivel de línea; las discrepancias respecto a la orden de compra se dirigen al controller fiscal; la inversión del sujeto pasivo y las adquisiciones intracomunitarias se gestionan por configuración.
Enlace documental
Albarán de recepción, factura del proveedor (PDF o factura electrónica), historial de la orden de compra y cadena de aprobación vinculados desde la decisión de conciliación.
Gestión de excepciones
Los elementos fuera de tolerancia residen en una cola derivada con responsables operativos identificados. Antigüedad respecto al SLA, reglas de escalación y analítica de tiempos de resolución.
Por qué la conciliación como motor transforma el equipo de cuentas a pagar
En una conciliación basada en política, el equipo de cuentas a pagar lee facturas y persigue discrepancias. La jornada del equipo se estructura en torno a excepciones: facturas retenidas, consultas abiertas, seguimientos vencidos. El cierre de un mes es una carrera para vaciar el backlog.
En una conciliación basada en motor, la jornada del equipo se estructura en torno a la resolución. Los casos dentro de tolerancia nunca les llegan; los casos fuera de tolerancia aparecen en su cola ya dirigidos al responsable operativo que puede resolverlos. El equipo de cuentas a pagar se convierte en una función de control — verificando que el motor ha derivado correctamente — no en una función de procesamiento de backlog.